Medcolcanna's Privacy Policy

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contract icon medcolcanna organics cannabis compnay MEDCOLCANNA: POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, MEDCOLCANNA S.A.S. adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan. De esta manera, MEDCOLCANNA S.A.S. manifiesta que garantiza el derecho al Hábeas Data en el Tratamiento de Datos Personales, el cual comprende la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transferencia, transmisión y cesión de información personal de sus clientes, trabajadores, proveedores y médicos, así como de personas naturales que podrían llegar a tener una relación contractual o legal con la sociedad. 

MEDCOLCANNA S.A.S. es consciente de las implicaciones del Tratamiento de Datos Personales en desarrollo de su actividad comercial, por ello efectúa dicha actividad conforme a los principios y directrices contenidas en el Régimen de Protección de Datos Personales – Ley 1581 de 2012, los Decretos que la reglamentan y las recomendaciones de la Superintendencia de Industria y Comercio. 

Con miras a proteger y asegurar a los titulares de datos personales un debido tratamiento de su información, MEDCOLCANNA S.A.S. expide la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. 

     I. Objeto. 

La Política de Tratamiento de Datos Personales de MEDCOLCANNA S.A.S. busca garantizar el derecho al Hábeas Data de las personas naturales que han depositado su información en las bases de datos de la sociedad. 

     II. Identificación del Responsable y el Encargado del Tratamiento de datos personales 

MEDCOLCANNA S.A.S., como responsable y encargado del tratamiento (“Responsable del Tratamiento” y “Encargado del Tratamiento”) de datos personales, es una sociedad constituida por documento privado del 4 de marzo de 2016, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá el 19 de diciembre de 2016, bajo el número 02167642 del Libro IX. Se identifica con Nit. 901.035.709-2 y Matrícula Mercantil No. 2761802 del 19 de diciembre de 2016, su dirección comercial es la Carrera 49B No. 93-62 de la ciudad de Bogotá D.C, teléfono (57) (1) 642-9113 y correo electrónico info@medcolcanna.com 

MEDCOLCANNA S.A.S., ha designado dentro de su estructura administrativa un Oficial de Protección de Datos, quien asume la función de protección de datos personales y se ocupa de la implementación efectiva de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, y las demás políticas para la protección de datos personales implementadas por MEDCOLCANNA S.A.S.

   III. Alcance de la Política de Tratamiento de Información

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 se entiende por titulares de datos personales, la “Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento”, por lo anterior la política de MEDCOLCANNA S.A.S. se centra en datos personales provenientes de personas naturales. 

La cobertura de estas políticas cobija a todos los trabajadores, clientes, proveedores de MEDCOLCANNA S.A.S., así como a los potenciales clientes con quienes la sociedad mantiene comunicación. 

     IV. Datos Personales Susceptibles de Tratamiento y Finalidad de los Datos. 

MEDCOLCANNA S.A.S. trata los siguientes datos personales según la base de datos y las finalidades señaladas a continuación: 

CLIENTES 

Datos Personales 

Finalidad 

Nombres, apellidos, tipo y número de documento de identidad, ciudad y dirección del domicilio comercial, teléfono fijo, teléfono celular, correo electrónico, datos financieros y crediticios. 

  1. a) Contacto con fines comerciales y nuevos negocios. 
  2. b) Cumplimiento de obligaciones derivadas de la adquisición de productos o servicios de MEDCOLCANNA S.A.S. 
  3. c) Promoción, comercialización y venta de productos y servicios de MEDCOLCANNA S.A.S. 
  4. d) Promoción, comercialización y venta de Productos y Servicios de Terceros. 
  5. e) Ejecución de proyectos y monitoreo de su operación. 
  6. f) Gestionar autorizaciones para los miembros de MEDCOLCANNA S.A.S. y terceros en la ejecución de proyectos. 
  7. g) Establecer un canal de comunicación para conocer el subsecuente impacto de los productos entregados y los servicios prestados. 
  8. h) Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores. 
  9. i) Registrar sus datos personales en los sistemas de información de MEDCOLCANNA S.A.S. 
  10. j) Permitir que compañías vinculadas a MEDCOLCANNA S.A.S. , con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la protección y el adecuado tratamiento de los datos 

PROVEEDORES 

Datos Personales 

Finalidad 

Nombres, apellidos, tipo y número de documento de identidad, ciudad y dirección del domicilio comercial, teléfono fijo, teléfono celular, correo electrónico y Datos Bancarios. 

  1. a) Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por MEDCOLCANNA S.A.S. 
  2. b) Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones. 
  3. c) Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes. 
  4. d) Registrar sus datos personales en los sistemas de información de MEDCOLCANNA S.A.S. 
  5. e) Transmitir y/o Transferir Datos Personales a terceros en Colombia y/o en el extranjero que sean sociedades vinculadas de MEDCOLCANNA S.A.S., para fines comerciales, administrativos y/u operativos. 

TRABAJADORES 

Datos Personales 

Finalidad 

Nombres, apellidos, tipo y número de documento de identidad, teléfono, Celular, domicilio, Información financiera, correo electrónico, referencias laborales y personales, pruebas psicotécnicas, composición familiar, fotografía, Certificados de seguridad y salud en el trabajo. 

  1. a) Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad. 
  2. b) Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de MEDCOLCANNA S.A.S., tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras. 
  3. c) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por MEDCOLCANNA S.A.S., con relación a pago de salarios, prestaciones sociales y demás consagradas en el contrato de trabajo y la legislación laboral. 
  4. d) Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros. 

Finalidades Generales 

  1. a) Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos. 
  2. b) Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por MEDCOLCANNA S.A.S. 
  3. c) Controlar el acceso a las oficinas de MEDCOLCANNA S.A.S. y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas. 
  4. d) Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales. 
  5. e) Transferir la información recolectada a distintas áreas de MEDCOLCANNA S.A.S. y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros). 
  6. f) Registrar sus datos personales en los sistemas de información de MEDCOLCANNA S.A.S. y en sus bases de datos comerciales y operativas. 
  7. g) Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales. 
  8. h) Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración sea taxativa, trabajadores y familiares de éstos, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas. 
  9. i) Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de MEDCOLCANNA S.A.S. 

     V. Derechos de los Titulares de Datos Personales 

MEDCOLCANNA S.A.S. les informa a los titulares del tratamiento de datos personales que los derechos que pueden ejercer de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, son los siguientes: 

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. 
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular. 
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la legislación en materia de Hábeas Data. 
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 
  7. Conocer el carácter facultativo de las respuestas a las preguntas que le sean hechas, cuando versen sobre datos sensibles, entendidos éstos como aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación o, sobre los datos de los niños, niñas y adolescentes. 

     VI. Área responsable de la atención de Peticiones, Consultas y Reclamos 

En MEDCOLCANNA S.A.S. el área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos será el Oficial de Protección de Datos a través de los canales previstos en el presente documento. 

     VII. Procedimiento de Consulta 

Los titulares de datos personales o sus causahabientes, podrán solicitar la consulta de sus datos personales al siguiente correo electrónico info@medcolcanna.com. 

Las consultas deberán contener como mínimo: i) la identificación completa del titular, ii) los datos personales que quieren ser consultados, iii) dirección, iv) correo electrónico y, v) en caso de ser causahabiente anexar el respectivo documento que lo demuestre. La consulta será atendida por MEDCOLCANNA S.A.S., en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del correo electrónico o del documento físico. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, MEDCOLCANNA S.A.S. informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

     VIII. Procedimiento de Reclamo 

Cuando el titular o causahabiente considere que la información contenida en nuestra base de datos deba ser objeto de corrección, autorización, supresión o revocación de autorización, podrá presentar reclamo al siguiente correo electrónico info@medcolcanna.com 

Este reclamo deberá contener como mínimo: i) la identificación completa del titular, ii) en caso de ser causahabiente anexar el respectivo documento que lo demuestre, iii) descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, iv) dirección del domicilio, v) correo electrónico y, vi) acompañamiento de los documentos que el titular o causahabiente quiere hacer valer. 

Si el reclamo resulta incompleto, MEDCOLCANNA S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, MEDCOLCANNA S.A.S. entenderá que el titular o causahabiente han desistido del reclamo. 

MEDCOLCANNA S.A.S. dará respuesta al reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo sin que exceda ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

Requisito de procedibilidad: De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el titular o causahabiente sólo podrá elevar queja por infracciones a lo dispuesto en las normas sobre Protección de Datos 

ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante MEDCOLCANNA S.A.S. 

SE LE INFORMA A LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES QUE LA SUPRESIÓN O REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS NO PROCEDERÁN CUANDO EL TITULAR TENGA UN DEBER LEGAL O CONTRACTUAL DE PERMANECER EN LA BASE DE DATOS DE LA COMPAÑÍA. 

     IX. Limitaciones Temporales al Tratamiento de los Datos Personales 

De acuerdo con el Decreto 1377 de 2013, MEDCOLCANNA S.A.S. sólo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales de una persona, durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, MEDCOLCANNA S.A.S. deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión. 

Como excepción a lo anterior MEDCOLCANNA S.A.S. podrá conservar los datos personales cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. 

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